はじめまして。
東京アプリケーションシステムN.Tです。
昨今、「紙から電子化」「ペーパーレス」といったキーワードでのご相談が増えています。
背景には、新潟県三条市が電子署名サービスを自治体初導入したこと。また、2022年1月に電子帳簿保存法が改正されることなど、企業が「紙から電子化」「ペーパーレス」に関して、何らかしらの対応を迫られている点が挙げられます。
そこで、今回は「紙から電子化」「ペーパーレス」を進めるためのステップを紹介します。
１．電子化の目的の決定
電子化は、企業にとって多くのメリットがあります。
しかしながら、その範囲は契約業務、経理業務、事務作業、及び日常業務など多岐にわたります。 そのため、企業は企業戦略に基づき、電子化の目的をしっかりと明確化する必要があります。
明確化された目的によって、企業の導入するべきツールが変わります。
２．電子化する範囲を決定
導入するツールは、自社がそれを導入することで電子化が完結するのか。あるいは、自社と取引先の両社がツールを導入することで、電子化が完結するのか。どちらかによって、電子化する業務範囲が変わります。
電子化をするために両社がツールを導入する必要がある場合、双方の電子化メリットを理解した上で、できるだけ取引先の負担が少ないツールを選ぶ必要があります。
３．ツールの選定
ツールは、サーバ構築が必要なものとクラウドサービスで提供されるものがあります。
電子化のサービスツールは、企業が手探り状態で電子化を進めるという観点から、スモールスタートであるクラウドサービスがおすすめです。
４．個別対応
例え自社が電子化を進めたとしても、従来通り紙での取引を希望される取引先がいるのが現実です。
そのため、電子化には柔軟かつ効率的に個別の対応ができる業務設計が必要となります。
電子化を成功させるカギは、最初から１００点を目指すのではなく、優先順位を決めながら段階的に進めていくことと考えます。
「紙からの電子化」「ペーパーレス化」でお困りの場合は、お気軽にお問い合わせください。
